Có những ngày bạn làm việc chăm chỉ lắm: không ngủ nướng, không chơi game, không xem tivi, không buôn dưa lê, không lướt web, cả ngày ôm laptop giải quyết cả núi công việc. Nhưng trớ trêu thay, sau những chuỗi ngày chịu khó, khổ cực như thế, bạn lại đạt được… rất ít. Tại sao vậy?

Đó là vì bạn mới chỉ LÀM VIỆC CHĂM CHỈ thôi, chưa LÀM VIỆC HIỆU QUẢ.

Nếu bạn cần giải quyết 100 đầu việc, bạn sẽ cần mẫn giải quyết từng việc từng việc một, rất hạnh phúc, không kêu ca, không phàn nàn. Bạn nghĩ mình đã đúng. Đáng ra bạn phải đạt kết quả cao chứ?

Dwight D. Eisenhower – vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ sẽ cho bạn câu trả lời vô cùng thuyết phục. Đó là bạn phải biết cách sắp xếp ưu tiên cho công việc.

tổng thống Mỹ, Ma trận Eisenhower
Dwight David Eisenhower. (Ảnh: Wikipedia)

Phương pháp sắp xếp ưu tiên công việc sau này được đặt tên là “Ma trận Eisenhower”.

Theo ma trận Eisenhower, chúng ta sẽ chia công việc thành 4 cấp độ:

P1: Quan trọng, khẩn cấp

P2: Quan trọng, không khẩn cấp

P3: Không quan trọng, khẩn cấp

P4: Không quan trọng, không khẩn cấp

(P là Priority: Sự ưu tiên)

Nhìn qua thì có vẻ như P3 và P4 bạn có thể bỏ qua không cần làm gì cả? Hãy kiên nhẫn đọc tiếp kế hoạch làm việc dưới đây nhé.

P1: Quan trọng, khẩn cấp

Đây là những việc có thứ tự ưu tiên số 1, cần phải làm vì nó quan trọng và phải làm ngay vì nó khẩn cấp. Những việc xếp vào nhóm P1 bao gồm:

– Trong kế hoạch: Deadline của dự án, kỳ thi gần kề, trả lời email (có khung giờ cố định)

– Ngoài kế hoạch: Người thân bị ốm, cuộc họp khẩn cấp

Những việc thuộc cấp độ P1 cần có tỷ trọng hợp lý, để thúc giục chúng ta làm việc nhưng không quá áp lực.

Thông thường tỷ trọng hợp lý của cấp độ này là 15%.

Ma trận Eisenhower
(Ảnh: Unsplash)

P2: Quan trọng, không khẩn cấp

Những việc cần làm nhưng sẽ làm sau ưu tiên 1. Thông thường, chúng ta sẽ giảm tỷ  trọng P1 trong kế hoạch bằng cách tăng P2, chẳng hạn chúng ta sẽ phân bổ công việc hoàn thành trước deadline thì deadline dự án sẽ không cần phân bổ vào P1 nữa.

Những việc được xếp vào P2 bao gồm:

– Việc ôn thi, đọc sách trau dồi kiến thức, giải quyết công việc mỗi ngày.

– Hoạt động ổn định theo kế hoạch (xem 1 show truyền hình vào 1 ngày cố định trong tuần, chơi thể thao cuối tuần, cập nhật tin tức mỗi ngày…)

Cấp độ P2 nên chiếm tỷ trọng cao nhất trong 4P để đảm bảo cuộc sống ổn định, không xê dịch nhiều, không bị gấp gáp, áp lực cao.

Tỷ trọng hợp lý của cấp độ này là 75%.

(Ảnh: Unsplash)

P3: Không quan trọng, khẩn cấp

Những việc xếp vào P3 là những việc ngoài kế hoạch nhưng lại cần giải quyết ngay, mặc dù nó không hướng mục tiêu của chúng ta (không quan trọng).

Ví dụ cho những trường hợp này là trả lời cuộc gọi của bạn cũ, tình cờ gặp người quen lâu ngày không gặp, giúp đỡ lời nhờ vả từ người thân (đi mua đồ hộ, lấy đồ hộ).

Mặc dù không quan trọng nhưng những việc này vẫn cứ xảy ra hàng ngày, và chúng ta vẫn phải dành thời gian để giải quyết chúng.

Hãy dự trù cho nó 5% bạn nhé!

(Ảnh: Unsplash)

P4: Không quan trọng, không khẩn cấp

Những việc xếp vào cấp độ P4 tuy không quan trọng, không khẩn cấp nhưng đôi khi chúng ta vẫn làm. Thật đấy!

Như khi công việc đang gấp gáp, bạn tự dưng lại muốn lười, ngồi đọc 1 mẩu truyện cười, xem 1 clip.

Mặc dù là không quan trọng và không khẩn cấp nhưng trong một số tình huống nó lại trở lên khẩn cấp vì tính chất công việc, hoàn cảnh áp lực…

Dành cho cấp độ này 5% quỹ thời gian bạn có là hợp lý.

(Ảnh: Unsplash)

Ma trận Eisenhower đã chứng minh hiệu quả của nó qua nhiều năm và còn tồn tại đến bây giờ. Bạn có thể áp dụng nó linh hoạt cho cuộc sống của mình.

Minh Minh

Xem thêm: