Thời điểm kết thúc của một ngày dài bận rộn, bạn dừng lại và tự hỏi “thời gian đã trôi qua như thế nào?” Nhiều khả năng, một phần thời gian của bạn đã được sử dụng cho các thứ tiêu khiển và bị sao nhãng đối với các công việc quan trọng. Điều quan trọng là bạn ý thức được giá trị thời gian của mình. Cách bạn sử dụng thời gian như nào có tác động rất lớn đến khả năng thành công của bạn. 

(Ảnh: unsplash)

Lần gần đây nhất bạn tìm thấy điều gì trên phương tiện truyền thông xã hội giúp ích cho cuộc sống của bạn là khi nào? Tăng năng suất và sử dụng thời gian một cách hiệu quả nghĩa là bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để làm những việc quan trọng như tập thể dục, dành thời gian cho gia đình và bạn bè, sở thích cá nhân hoặc theo đuổi các mục tiêu khác.

Hãy hướng bản thân đến thành công bằng cách cắt giảm 11 điều gây lãng phí thời gian lớn nhất trong cuộc sống của bạn, và bạn có thể thấy mình thực sự có nhiều thời gian hơn bạn nghĩ.

1. Xử lý nhiều công việc cùng lúc

11 điều khiến bạn tốn thời gian và không thể dẫn đến thành công
(Ảnh: unsplash)

Cố gắng làm nhiều công việc cùng một lúc thực sự làm giảm năng suất của bạn. Bộ não con người không được thiết kế để xử lý đa nhiệm. Bộ não của bạn phải chậm lại khi nó chuyển đổi giữa các tác vụ và điều này khiến bạn kém hiệu quả hơn.

Về cơ bản, bạn đang chuyển đổi giữa hai việc mà không thực sự tập trung vào một việc nào. Kết quả là không có nhiệm vụ nào được thực hiện tốt nhất với khả năng của bạn. Khi tập trung vào một việc tại một thời điểm sẽ đạt hiệu quả hơn – bạn sẽ có kết quả tốt và ít bị mắc lỗi.

2. Quá nhiều thời gian xử lý email

11 điều khiến bạn tốn thời gian và không thể dẫn đến thành công
(Ảnh: unsplash)

Thư điện tử được ví như một trong những “hố đen” tiêu tốn nhiều thời gian nhất. Mỗi khi bạn nhận được một thông báo rằng bạn có một email mới, sự tập trung của bạn lập tức bị phá vỡ. Tiếp đó là việc trả lời các email không mấy quan trọng hoặc cố gắng tìm lại các email trong hộp thư đến không được sắp xếp một cách khoa học.

Hãy thiết lập thời gian định trước để kiểm tra email của bạn, chẳng hạn như một lần vào buổi sáng, một lần vào buổi chiều và một lần vào buổi tối. Hãy ngừng kiểm tra email của bạn cho đến khi bạn hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày. Bằng cách đó, ngay cả khi email làm bạn sao nhãng thì bạn cũng đã hoàn thành những gì bạn cần.

3. Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội không có mục đích

tốn thời gian
(Ảnh: unsplash)

Phương tiện truyền thông xã hội được coi là nguyên nhân gây sao nhãng lớn khi bạn sử dụng nó với mục đích cá nhân, nhưng nó cũng tốn không ít thời gian khi bạn đang sử dụng nó cho mục đích công việc. Khi sử dụng hiệu quả, truyền thông xã hội có thể giúp thúc đẩy doanh nghiệp của bạn, giúp tăng hiệu quả marketing và tăng doanh số bán hàng.

Nhưng cũng giống như bất kỳ công cụ nào khác, bạn cần phải biết cách sử dụng nó một cách hiệu quả. Đọc các bài báo ngẫu nhiên hoặc bị hút vào các “nghiên cứu” vô dụng là rất dễ xảy ra. Trước tiên, bạn cần phải xác định cách thức sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để có thể mang lại lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn và luôn tập trung trong khi bạn đang sử dụng nó.

Thứ hai, hãy ngừng kiểm tra các hoạt động truyền thông xã hội một cách đầy “ám ảnh” – điều này diễn ra có thể vì mục đích kinh doanh hay mục đích cá nhân như việc thường xuyên kiểm tra dữ liệu cập nhật (news feed) hoặc xem có bao nhiêu người đang theo dõi bạn. Đó quả thực là những thứ đang “ngốn” sự tập trung và thời gian của bạn.

4. Các cuộc họp “vô bổ”

(Ảnh: unsplash)

Các cuộc họp là không thể thiếu để chia sẻ thông tin và đưa ra các quyết định quan trọng, nhưng chúng thường bị coi là lãng phí thời gian vì chúng không được sử dụng một cách hiệu quả. Vấn đề không chỉ là thời gian tham dự vào các cuộc họp “vô bổ” mà còn là thời gian cho việc chuẩn bị, gửi và đọc email về các cuộc họp đó.

Theo một báo cáo, các cuộc họp không hiệu quả đã khiến các doanh nghiệp tiêu tốn đến 37 tỷ đô la mỗi năm. Vì vậy, nếu bạn thấy mình đang bị “ngập” trong các cuộc họp, hãy tìm cách để giành lại thời gian của bạn. Đảm bảo các cuộc họp có chương trình cụ thể và người quản lý, những người sẽ giữ cho họ sự tập trung cần thiết.

5. Môi trường làm việc “lộn xộn”

(Ảnh: unsplash)

Có phải trên bàn của bạn bừa bộn với giấy note và mẩu giấy ghi chép không? Máy tính của bạn có phải là một mớ hỗn độn các tập tin ngẫu nhiên và tràn đầy màn hình nền? Tủ hồ sơ của bạn ngập tràn giấy tờ và các hồ sơ?

Nếu vậy, đây là cơ hội tốt để sắp xếp lại môi trường làm việc của bạn để tránh lãng phí thời gian cho việc tìm kiếm bất cứ thứ gì và khiến bạn trông không được chuyên nghiệp trong công việc. Khi mọi thứ đều có một vị trí rõ ràng, bạn sẽ có thể nhanh chóng truy xuất thông tin mình cần và chuyển sang các công việc tiếp theo.

6. Quá nhiều thời gian cho việc tán gẫu

(Ảnh: unsplash)

Có một ranh giới tốt đẹp giữa việc thúc đẩy môi trường làm việc thân thiện và dễ chịu với cho phép bản thân bị sa lầy trong các cuộc tán gẫu của những đồng nghiệp. Không có gì sai khi giao tiếp với đồng nghiệp; không ai muốn cả ngày diễn ra trong sự im lặng. Nhưng nếu bạn không cẩn thận, thì sẽ dễ dàng tiêu tốn thời gian làm các công việc quan trọng khi tương tác với đồng nghiệp.

Đeo tai nghe trong khi bạn đang cố gắng tập trung là một cách có thể giữ cho các đồng nghiệp không thể trò chuyện với mình. Đừng ngại nói với người khác rằng bạn đang bận và cần tập trung ngay bây giờ. Bạn luôn có thể xem họ có muốn ăn trưa hoặc đi chơi sau giờ làm việc hay không, nhưng hãy cố gắng bảo vệ thời gian của bạn để tập trung cho công việc.

7. Không làm rõ thông tin vì “cái tôi”

(Ảnh: unsplash)

Bạn được giao một nhiệm vụ lớn. Đây là cơ hội tuyệt vời để thể hiện kỹ năng của bạn và bạn tự tin rằng có thể thực hiện tốt. Bạn ngay lập tức bắt tay vào, nhưng dần dần bạn bắt đầu nhận ra rằng có những điều khó khăn và không thực sự rõ ràng để hiểu và xử lý công việc.

Tuy nhiên, thay vì tìm cách làm rõ thông tin bằng việc gọi điện thoại hoặc gửi email. Bạn tự nhủ rằng mình sẽ tự tìm ra được câu trả lời. Đây quả thực là một sự lãng phí thời gian nghiêm trọng bởi “cái tôi” của bạn. Nếu bạn có thắc mắc hoặc không chắc chắn về cách làm thế nào với một nhiệm vụ cụ thể, hãy đưa ra yêu cầu làm rõ và nhận thông tin bạn cần để công việc được năng suất và hiệu quả nhất.

8. Sao nhãng từ thông tin trực tuyến

(Ảnh: unsplash)

Đó là mạng internet. Không có gì gây mất tập trung hơn là nguồn thông tin không giới hạn, giải trí, mua sắm và trò tiêu khiển đều trong tầm tay của bạn. Có một số chiến lược để giữ cho bạn khỏi sao nhãng từ thông tin trực tuyến. Nếu bạn biết một số trang web rất khó “cưỡng lại” việc truy cập, hãy thử sử dụng công cụ chặn trang web để loại bỏ những cám dỗ này.

Hãy thử đặt hẹn giờ cho một số công việc nhất định – bạn có thể bắt đầu với 20 phút và tối đa 45 phút hoặc một giờ. Tập trung vào công việc trong suốt thời gian đó và bạn có thể tự thưởng cho mình với một khoảng nghỉ ngắn.

Nhưng ngay cả khi bạn quyết tâm chỉ sử dụng internet cho mục đích công việc, thật dễ dàng để chuyển từ việc này sang hoạt động “nghiên cứu” trực tuyến khác, vì vậy hãy đảm bảo bạn thực sự tập trung vào thông tin bạn đang hy vọng thu thập được từ các nguồn dữ liệu trực tuyến.

9. Quá nhiều lần nghỉ giải lao

(Ảnh: unsplash)

3 giờ chiều với tình trạng chán nản và bạn đang tìm kiếm một cái gì đó để “đánh thức” bạn – có thể là một bữa ăn nhẹ hoặc tách cà phê để giúp bạn có được năng lượng và sự tỉnh táo trong suốt cả ngày. Vấn đề là, bạn sẽ không bao giờ thực sự tập trung lại được.

Việc nghỉ giải lao đó có thể biến thành một sự lãng phí thời gian.

Việc không chú ý đến các loại thức ăn không lành mạnh thực sự không tốt cho sức khỏe của bạn, bao gồm quá nhiều lượng cà phê hoặc nước uống có gas và hút thuốc có thể gây nguy hiểm cho sức khỏe của bạn. Nếu bạn cần nghỉ ngơi để thư giãn đầu óc hãy thử đi bộ nhanh. Nó tốt cho sức khỏe và có thể giúp tâm trí bạn tập trung vào công việc hơn.

10. Bỏ qua sự kiệt sức về mặt tinh thần

(Ảnh: unsplash)

Chúng ta đang sử dụng nhiều thời gian hơn bao giờ hết và chúng ta cũng đang phải đối mặt tình trạng kiệt sức với tần suất ngày càng cao hơn. Hậu quả là chúng ta thường quá mệt mỏi để thực sự tập trung và do đó sẽ lãng phí nhiều thời gian hơn. Nếu bạn liên tục rơi vào tình trạng kiệt sức, bạn dễ bị mất tập trung và khó có thể tập trung hơn.

Nếu bạn không chuẩn bị về mặt tinh thần để làm tốt công việc, bạn sẽ không thể thành công. Hãy tự giúp chính mình và coi giấc ngủ ngắn như là một sự ưu tiên. Thời gian bạn nghỉ ngơi sẽ được bù đắp khi bạn tỉnh táo và sẵn sàng thực hiện công việc một cách hiệu quả.

11. Không có mục tiêu rõ ràng để thúc đẩy bản thân

(Ảnh: unsplash)

Trong tất cả các mục trong danh sách này, đây là điều có thể gây hại nhiều nhất trong khoảng thời gian dài. Nếu bạn không có một kế hoạch dài hơi và mục tiêu vững chắc, bạn có thể sẽ lãng phí rất nhiều thời gian. Nếu bạn muốn thành công, bạn cần phải duy trì động lực của mình và có một bức tranh rõ ràng về những gì bạn đang hy vọng đạt được.

Nếu bạn không có động lực để tập trung, thật dễ dàng để ngày trôi qua ngày và bạn không thực sự đạt được điều gì. Đó là khi tất cả những cám dỗ khác trong danh sách này dễ dàng xâm chiếm thời gian của bạn. Bạn sẽ không thể thành công dựa trên sự may rủi mà nó đòi hỏi rất nhiều sự cố gắng và quyết tâm. Nếu bạn không có kế hoạch cụ thể bạn sẽ không thể đạt được thành công và lãng phí thời gian.

Theo Entrepreneur
Nguyễn Việt

Xem thêm: